弗吉尼亚州《信息自由法》（FOIA） ，位于§ 2 . 2 - 3700等。《弗吉尼亚法典》第 seq. 条规定，保证联邦公民和媒体代表能够查阅公共机构、公职人员和公职人员持有的公共记录。
公共记录是指任何由公共机构或其官员、雇员或代理人在处理公共事务时准备、拥有或持有的纸质记录、电子文件、音频或视频记录等书面或录音材料。所有公共记录都被推定为公开的，只有在适用特定的法定豁免时才可以不予公开。
FOIA的政策规定， FOIA的目的是提高所有人对政府活动的认识。 在推进这一政策时， FOIA要求对法律进行宽泛的解释，以利于获取信息，而对允许保留公共记录的任何豁免都必须进行狭义的解释。
您的FOIA权利
- 您有权要求检查或获取公共记录的副本，或两者兼而有之。
- 您有权要求提前估算所请求记录的任何费用。
- 如果您认为您的FOIA权利受到了侵犯，您可以向地区法院或巡回法院上诉，要求强制遵守FOIA规范。
向弗吉尼亚艺术委员会申请记录
- 您可以通过美国邮政、传真、电子邮件、当面或电话索取记录。FOIA 不要求您的请求以书面形式提出，也不需要明确说明您正在根据 FOIA 请求记录。从实用的角度来看，以书面形式提出申请可能对你和接受申请的人都有帮助。这样您就可以创建申请记录。它还能让我们清楚地了解您要求提供哪些记录，从而避免因口头要求而产生误解。但是，如果您选择不以书面形式提出，我们不能拒绝回应您的FOIA请求。
- 您必须“合理且具体的”说明您所寻求的记录。这是一个基本常识的规定。此规定并不涉及或限制您所请求的记录的数量或体积；相反地，它规范申请者提供足够且具体的信息，以便我们能够识别和定位您所寻找的记录。
- 您的请求必须要求提供现有的记录或文件。FOIA 赋予您检查或复制记录的权利；它不适用于您询问有关Virginia Commission for the Arts工作的一般性问题的情况，也不要求Virginia Commission for the Arts创建不存在的记录。
- 您可以选择接收弗吉尼亚艺术委员会在正常业务过程中使用的任何格式的电子记录。例如，如果您请求保存在 Excel 数据库中的记录，您可以选择通过电子邮件或计算机磁盘以电子方式接收这些记录，或者接收这些记录的打印副本
- 如果我们对您的请求有疑问，请配合工作人员的努力，澄清您所寻求的记录类型，或尝试就对大型请求的回应达成合理的协议。提出 FOIA 请求不是一个对抗过程，但我们可能需要与您讨论您的请求，以确保我们了解您正在寻找的记录。
如需向 Virginia Commission for the Arts 索取记录，您可将请求发送至执行董事，Reid’s Row，219 Governor Street，3rd Floor，Richmond，VA 23219，或拨打（804）225-3132，或拨打（804）225-4327（传真），或发送至 colleen.messick@vca.virginia.gov。
此外，信息自由咨询委员会 ( http://foiacouncil.dls.virginia.gov ) 可以解答您关于 FOIA 的任何问题。您可通过电子邮件 foiacouncil@leg.state.va.us 或电话 ( 804 ) 225 - 3056或 [免费电话] 1 - 866 - 448 - 4100联系该委员会。
弗吉尼亚州艺术委员会(Virginia Commission for the Arts)对您请求的回应
- 弗吉尼亚州艺术委员会必须在收到您的请求后五个工作日内作出回应。“第一天”是指收到您的请求的第二天。这五天的时间不包括周末或节假日。
- 您向Virginia Commission for the Arts索取公共记录的原因并不重要，我们不能在回复您的请求之前询问您想要这些记录的原因。然而，FOIA 允许Virginia Commission for the Arts要求您提供您的姓名和法定地址。
- FOIA 要求弗吉尼亚州艺术委员会在五天期限内对您的请求做出以下回应之一：
- 我们为您提供您请求的完整记录
- 我们保留您所要求的所有记录，因为所有记录都受到特定法定豁免的约束。如果所有记录都被保留，我们必须以书面形式答复您。该书面材料必须标明所保留记录的数量和主题，并说明允许我们保留记录的弗吉尼亚州法典的具体部分。
- 我们提供您所要求的一些记录，但保留其他记录。如果只有一部分记录符合豁免条件，我们就不能保留整个记录。在这种情况下，我们可能会删除可能被保留的记录部分，并且必须向您提供记录的其余部分。我们必须向您提供书面回复，说明弗吉尼亚州法典中允许保留部分所请求记录的具体部分。
- 如果弗吉尼亚艺术委员会实际上不可能在五天期限内回复您的请求，我们必须以书面形式说明，解释无法回复的情况。这将使我们有额外七个工作日来回复您的请求，使我们总共有12工作日来回复您的请求。
- 如果您请求获取大量记录，并且我们认为在不影响我们其他组织职责的情况下无法在12天内向您提供记录，我们可能会向法院申请更多时间来回应您的请求。然而， FOIA要求我们在向法庭申请更多时间之前，尽合理努力与您就制作或记录达成协议。
成本
- 您可能需要为从Virginia Commission for the Arts请求的记录付费。FOIA 允许我们收取响应 FOIA 请求的实际费用。这将包括员工搜索所需记录所花费的时间、复印费用或与提供所需记录直接相关的任何其他费用。它不能包括一般间接费用。
- 如果我们估计响应您的请求将花费超过 $ 200 ，我们可能会要求您支付不超过估计金额的押金，然后再继续处理您的请求。我们回复您的请求的五天时间不包括我们要求押金和您回复之间的时间。
- 您可以要求我们提前估算您所请求的记录的手续费。这样能够预先得知相关费用，也给您机会修改请求，以降低手续费。
- 如果您因之前的 FOIA 请求而欠我们钱，且超过30天未付款，Virginia Commission for the Arts可能会要求您先支付逾期账单，然后才会回复您的新的 FOIA 请求。
常用豁免
《弗吉尼亚州法典》允许任何公共机构禁止向公众披露某些记录。弗吉尼亚州艺术委员会通常会保留以下例外情况的记录：
- 人事记录（§ 2 . 2 - 3705 . 1（弗吉尼亚法典1 ）
- 受律师-客户保密权保护的记录（§ 2 . 2 - 3705 . 1（ 2 ）
或律师工作成果（§ 2 . 2 - 3705 . 1（ 3 ） - 供应商专有信息（§ 2 . 2 - 3705 . 1（ 6 ））
- 与合同谈判和授予相关的记录（在合同授予之前）
（§ 2 . 2 - 3705 . 1（ 12 ）